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Para resultar exitosos, las actividades del sector del deporte deben tener detrás una amplia planificación. Una, además, ajustada al acontecimiento en sí, que tendrá unas características diferentes en función de la disciplina, el número de participantes o la cifra de asistentes que acudan. Por eso precisamente existe lo que se conoce como organigrama de un evento deportivo. Este documento ―en el que profundizamos en nuestro Máster en Dirección y Organización de Eventos Deportivos―, facilita llevar a cabo todos los pasos previos para que la cita se desarrolle sin problemas. A continuación, detallamos en qué consiste y por qué es tan útil.
¿Qué es el organigrama deportivo de un evento? Su importancia
Como indica esta guía sobre la organización de eventos deportivos, cuando se quiere llevar a la práctica una actividad en el ámbito del deporte, lo primero que se hace es definir cómo va a ser. Por ejemplo, en qué fecha se va a realizar, cuáles van a ser sus etapas o en qué espacio físico va a desarrollarse.
Que esos puntos se cumplan podría considerarse la máxima meta del organigrama deportivo de un evento. Se trata de un esquema minucioso que la entidad organizadora redacta de forma previa y que refleja tres aspectos clave:
- Los comités que supervisarán la organización (normalmente, el deportivo, el disciplinario y el general).
- Las áreas que hay que trabajar para que la competición ocurra (la comunicación, la logística, el presupuesto…).
- Las operaciones que abarcará cada una de las áreas (redactar una nota de prensa en el caso del equipo de comunicación o alquilar un polideportivo si se trata del de logística).
Aunque el diseño final se adaptará a las preferencias y características de sus organizadores, el organigrama de un evento deportivo constaría de las siguientes áreas de trabajo:
- Comisión de marketing: se encarga de todo lo que tiene que ver con la publicidad del evento, como el diseño de su identidad gráfica, los galardones o la búsqueda de patrocinios.
- Comisión de comunicación: busca que el acontecimiento llegue al público a través del contacto con los medios y el plan de acción en redes sociales.
- Comisión de técnica: asume la parte más vinculada al deporte en sí. Por ejemplo, elabora el calendario de actividades, establece la normativa, programa los entrenamientos…
- Comisión financiera: abarca todas las operaciones sobre los gastos y los ingresos, tales como el presupuesto base o el precio de las entradas.
- Comisión logística: su misión es que el evento cuente con todos los recursos humanos y materiales que necesita, además de hospedajes y desplazamientos de los participantes.
- Comisión de protocolo: se centra en el protocolo básico para la organización de un evento deportivo. Es decir, cómo se entregarán los premios, cómo se recibirá a los deportistas, cómo se le dará inicio al acontecimiento…
- Comisión médica: los deportistas pueden sufrir lesiones durante la competición. Por eso existe una comisión médica con profesionales sanitarios y de la nutrición.
- Comisión de seguridad: establece el control de accesos o el plan de desalojo en el caso de que sea necesario.
Juntando todas estas piezas, este sería el prototipo de organigrama de un evento deportivo:
Para qué sirve el organigrama deportivo: ventajas de usarlo
Si el organigrama de un evento deportivo es importante es porque aporta la estructura básica para planificar un evento deportivo. Determina todos los frentes que habrá que afrontar para materializarlo y cómo van a ser las dinámicas de trabajo entre las distintas comisiones.
En última instancia, se trata de un documento especialmente útil para el director de eventos deportivos, aunque todos los que participan en preparar el acto ven sus tareas simplificadas gracias a él. Estas son las principales ventajas que proporciona:
- Permite ver de forma rápida y clara todas las operaciones que hay que acometer.
- Transmite a cada implicado las tareas que le corresponden, evitando que pierdan el foco y que sean menos eficientes.
- Limita los contratiempos causados por haber pasado por alto una de las áreas (por ejemplo, que los deportistas se encuentren con que no tienen hospedaje el mismo día del evento).
- Concreta los flujos de trabajo, dándole a la plantilla una figura de referencia a la que acudir en caso de dudas.
- Facilita que el evento cumpla con la legalidad, al abarcar todas las tareas relativas a la misma, como los permisos o el protocolo de seguridad.
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El organigrama de un evento deportivo es fundamental en toda clase de actos, ya sean deportes individuales o colectivos. Disponer de esta herramienta multiplica las posibilidades de que una actividad se lleve a cabo con todas las garantías y con el menor número de incidentes.
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