Organización de un evento deportivo: planificación y fases

La organización de eventos de cualquier tipo entraña cierta complejidad y un procedimiento a seguir para su correcta consecución. En el ámbito del deporte, a estas complejidades se le suman las particularidades propias de carreras, competiciones o partidos, que deben ser tenidas en cuenta por el organizador del evento si desea obtener unos resultados óptimos. En este artículo elaboraremos una guía fundamental para la organización de un evento deportivo.

La importancia de una buena planificación en un evento deportivo

La puesta en funcionamiento de una entidad deportiva no es más que el primer paso de un largo camino, pues con crear la entidad no es suficiente, sino que hay que mantenerla con vida para que esta prospere y se desarrolle. Por ello, resulta esencial la organización de eventos deportivos que nos permitan ofrecer una imagen activa y dinámica de nuestra empresa o asociación.

Un evento deportivo, tanto profesional como amateur, requiere de una planificación exhaustiva y muy minuciosa para poder ser ejecutado con éxito, una responsabilidad que recae fundamentalmente sobre el gestor u organizador de eventos deportivos.

Este profesional debe tener un amplio conocimiento de áreas como marketing, administración, publicidad, contabilidad y gestión de RRHH, ya que todas ellas entrarán en juego durante la planificación del evento o actividad, y poseer la capacidad de aplicar estos conocimientos de forma práctica en el sector del deporte.

Las fases de un evento deportivo: al detalle

Como quizá intuyas, para la organización de eventos deportivos debe seguirse un protocolo riguroso con una serie de pasos a dividir en tres fases: antes, durante y después del evento. A continuación, veremos estos apartados en detalle y cuáles son los elementos a tener en cuenta en cada una de estas etapas.

Etapa inicial. Planificación del evento

La etapa menos vistosa, pero sin duda la más importante en la organización de eventos deportivos, es la que engloba todos los trabajos y tareas previas a la celebración del evento, partido, carrera o competición. Estos se dividen a su vez en varias fases independientes:

Fase 1. Diseño del evento y las actividades deportivas

En primer lugar, resultará imprescindible definir qué tipo de evento queremos organizar, en torno a qué deporte girará y cuáles son las diferentes actividades que van a llevar a cabo durante el mismo. Para ello, resultará de gran utilidad conocer los tipos de eventos que se pueden celebrar en el ámbito deportivo, un sector que cuenta con numerosas peculiaridades.

Las tipologías de eventos deportivos pueden determinarse según diferentes factores:

• Destinatarios. En primer lugar, debemos decidir a quiénes va dirigida la actividad, pues la organización varía si nos dirigimos a un niño, a un adulto o a un anciano, por citar tan solo algunos ejemplos.
• Fecha y horario. Debemos observar la oferta de actividades culturales y deportivas en nuestra zona, para elegir una fecha en la que no haya otros eventos y un horario que facilite a nuestros destinatarios el poder asistir.
• Duración. Otro aspecto importante, sobre todo en el caso de actividades que se prolongan en el tiempo, es determinar la duración de esta, intentando evitar que resulte demasiado corta (genera descontento y frustración entre los asistentes) o demasiado larga (provoca agotamiento).
• Objetivos. Antes de poner en marcha un evento, debemos tener claro cuáles son los motivos que nos mueven a organizarlo y qué fines perseguimos con él, pues nada se organiza porque sí y al azar, sino que todo debe quedar bien atado.
• Contenidos. En el caso de un curso o de unas jornadas, por ejemplo, también debemos concretar cuáles van a ser los contenidos y hacérselo saber a los posibles asistentes, que tomarán una decisión u otra según lo atractiva que sea nuestra propuesta.
• Precio. También debemos valorar si nos conviene que la actividad sea gratuita o de pago. En este último caso, debemos decidir cuánto vamos a cobrar.
• Contratación de personal. En ocasiones, necesitaremos contratar a más empleados para desarrollar con éxito la actividad propuesta.
• Contratación de servicios adicionales. Según el tipo de evento del que se trate, nos veremos en la necesidad de contratar algún tipo de servicio adicional. Por ejemplo, el día de la inauguración de nuestro local probablemente debamos contratar un servicio de catering para ofrecer un aperitivo a los asistentes.

Fase 2. Organización logística del evento

En una segunda fase, se procederá a la planificación del evento desde el punto de vista de todas las áreas implicadas. En este punto, por tanto, el organizador del evento deportivo deberá encargarse de la gestión y organización de los recursos que se necesitarán para la ejecución del evento.

Esto incluye desde los espacios e instalaciones en que se desarrollará la actividad hasta los materiales empleados en la misma, sin olvidar al equipo de profesionales que intervendrá desde diferentes áreas.

Fase 3. Revisión de la normativa

Un paso fundamental en la organización de cualquier evento deportivo es la adaptación del mismo a la normativa vigente para cada modalidad deportiva y para la organización de eventos en general. Por ello, en la tercera fase se deberá tener en cuenta el tipo de evento que se quiere realizar y sus particularidades, ya que la legislación variará según su ámbito y naturaleza.

También será necesario aplicar las normas fundamentales de protección ciudadana, adaptadas en este caso al ámbito del deporte.

Fase 4. Difusión y promoción del evento

En último lugar, una de las claves para que el evento tenga el éxito esperado y logre satisfacer las necesidades de la entidad organizadora, de los deportistas y del propio público asistente es una correcta difusión y promoción.

Esto se consigue con la elaboración de un plan de comunicación que permita compartir información sobre el evento de forma ordenada y a través de las vías más adecuadas en cada caso: redes sociales, medios de comunicación tradicional, blogs y foros de internet, etc.

Etapa intermedia. Gestión del evento deportivo

Aunque buena parte del trabajo del organizador tiene lugar antes y después del evento deportivo, no se debe descuidar el proceso de gestión durante el propio evento. En este sentido, la principal función del organizador será la de asegurar que todos los elementos funcionan con fluidez y que la actividad del día transcurre sin problemas, haciendo frente a posibles imprevistos.

Además de esto, no se deberán descuidar otros dos aspectos muy importantes:

• Atención al público: en esta tarea se incluye desde la recepción del público –que puede ser diferente si se trata de prescriptores, personajes famosos, figuras de relevancia social o política, o público general- hasta la correcta gestión en la venta de entradas, de refrescos o de merchandising. Es un elemento fundamental que puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y uno fallido.
• Asistencia a los deportistas: tan importante como el cuidado al público lo es a los participantes en el evento, generalmente representados por la figura de los deportistas. Tanto si son profesionales de élite como deportistas amateur, será imprescindible que tengan sus necesidades atendidas y se encuentren en un entorno seguro y cómodo durante toda la jornada.

Etapa final. Evaluación del evento deportivo

Cuando el evento que hemos organizado ya ha concluido o está a punto de hacerlo, debemos reflexionar sobre su éxito o fracaso, y lo haremos valorando el nivel de asistencia y el grado de consecución de los objetivos previamente fijados. Es conveniente, además, conocer la opinión de los participantes a través de algún tipo de encuesta, en la que podrán expresarse sobre lo mejor y lo peor de la actividad, los aspectos a mejorar en próximas ediciones, sugerencias, etc.

Otro punto imprescindible en esta fase es la de revisar todos y cada uno de los imprevistos que hayan tenido lugar, analizar por qué se han producido y proponer soluciones para futuros eventos, evitando así que vuelvan a ocurrir y mejorando el desarrollo general del proyecto.

En la evaluación del evento analizaremos también el reporte económico: gastos, beneficios, cifras de patrocinio, venta de entradas, etc.

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