Protección de datos en entidades deportivas

La protección de datos en clubs y entidades deportivas | Unisport Talks | Unisport Management School

El pasado Jueves, 4 de Febrero se celebró el Webinar sobre protección de datos en entidades deportivas. La ponencia fue dada por Carlos Tortajada, abogado experto en protección de datos en Equal Abogados. 

Esta charla fue la décima de la serie #UnisportTalks y contó con la organización de Unisport Management School y ACGEP (Asociación Catalana de Gestores Deportivos). 

El evento online fue todo un éxito, con más de 200 inscritos y asistentes de más de 10 países. 

Los expertos en protección de datos de Equal Abogados, contestaron a las preguntas generadas durante el Webinar.El resultado ha sido un resumen de las preguntas más frecuentes sobre la protección de datos en entidades deportivas. 

Es estrictamente necesario cumplir con la normativa de protección de datos, pero puedes gestionarlo de manera interna nombrando a alguien que se encargue de ello, pero te aconsejamos que sea alguien con la cualificación jurídica y la especialización suficiente. Contratar una empresa o un despacho externo no resulta obligatorio conforme a la normativa, pero sí es recomendable porque la mayoría cumplirán estos requisitos de cualificación (aunque se recomienda investigar bien antes de contratar para asegurarse de que realmente sean especialistas en la materia).

No es obligatorio un consentimiento escrito, pero el empresario tiene el deber de informar de forma adecuada que se están captando y/o grabando imágenes. Bastaría con un cartel indicativo siempre que se encuentre a la vista de todos los usuarios. Además, es necesario, conforme establece el artículo 22 de la LOPDGDD, tener a disposición de cualquier interesado que lo solicite una cláusula con la información ampliada en materia de videovigilancia. Esta cláusula no es necesario que esté en lugar visible (como sí ocurre con los carteles informativos, pero debe estar, como decimos, a disposición de quién la pueda solicitar (y por supuesto, en caso de inspección).

Es un tema algo complejo. En principio, el delegado de personal, así como el Comité de empresa, tiene derecho a ser informado de determinadas cuestiones, algunas de ellas relacionadas, claro está, con las condiciones laborales de los trabajadores otras se refieren a los criterios de igualdad, o a la vigilancia de la salud de los empleados), conforme establece el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores (ET).

Por ejemplo, tienen derecho a recibir (y la empresa a facilitar) una “copia básica” de los contratos. ¿Quiere esto decir, por tanto, que podrán tener acceso a todos los datos de dichos contratos? La Agencia Española de Protección de Datos ha sentado doctrina al respecto en varios informes, indicando que el envío de información a los comités de empresa y delegados de personal se debe realizar de manera estadística o anonimizada, siempre que ello no impida al comité del ejercicio de sus funciones previstas en la ley.

Esta última línea podría dar lugar a que, si se entiende que no puede llevar a cabo sus funciones de control, puedan solicitar los datos completos. Pero, si se da el caso, debe ser por motivo justificado, y atendiendo al principio de minimización de datos. Y por supuesto el delegado o el comité deben guardar la debida confidencialidad (art. 65 del ET).

No obstante existe una sentencia del Tribunal Supremo de 19 de febrero de 2009 que viene a sentar jurisprudencia al respecto, ya que establece que: “la información de los salarios por categorías y departamentos (…) cumple con las exigencias que al respecto establece el artículo 1 de la Ley 2/1991 ( …) por lo que no sería necesario concretar individualizadamente el salario de todos los trabajadores siendo suficiente informar respecto de los salarios por categorías y departamentos”.

Es decir, se entiende que para las funciones de control que el ET atribuye al delegado o comité debería ser suficiente con informar con carácter general según categoría y departamentos, pero no de manera individualizada por cada trabajador, o sobre un trabajador en concreto, salvo que este otorgue, por supuesto, su consentimiento para ello.

El interés legítimo es una base legitimadora que recomendamos evitar, en la medida de lo posible. Es un concepto muy indeterminado en el que no queda demasiado claro qué cabe y qué no, y está sujeto a una interpretación demasiado amplia. No basta alegar un mero interés del responsable, debe además llevarse a cabo una adecuada ponderación de los ntereses del interesado, que podría prevalecer sobre dicho interés legítimo. Y si esto último es lo que se interpreta por parte de la AEPD, tenemos un problema.

 

Si acudimos al artículo 4.4 del RGPD, se establece que “la elaboración de perfiles consiste en “toda forma de tratamiento automatizado de datos personales consistente en utilizar datos personales para evaluar determinados aspectos personales de una persona física, en particular PARA ANALIZAR O PREDECIR ASPECTOS RELATIVOS AL RENDIMIENTO PROFESIONAL, situación económica, salud, preferencias personales, intereses, fiabilidad, comportamiento, ubicación o movimientos de dicha persona física”.

Y asimismo el artículo 22 del RGPD establece que interesado “tiene derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles cuando produzca efectos jurídicos en él o le afecte de modo similar.” 

 

Esta elaboración y comercialización del perfil del deportista podría afectar a su carrera, en base a los datos tratados y publicados, lo que supondría una infracción del RGPD.

 

Otra cosa es que, como decíamos en la ponencia, el deporte profesional tiene tal relevancia pública que nos hemos acostumbrado a dar por buenas situaciones que en otros ámbitos no serían admisibles. Pero no olvidemos que cualquier sujeto, profesional o no, con más o menos notoriedad pública, tiene los mismos derechos en material de privacidad que el resto.

Por ello, en este caso, recomendaríamos, para no encontrarnos con sustos, acudir siempre al consentimiento del deportista, si ello es posible.

Al aceptar las condiciones de uso de esta red social, aceptas una cesión a Facebook de tu contenido protegido por derechos de propiedad intelectual (fotografías, videos..), esto significa que estamos permitiendo a Facebook que transfiera a terceros nuestras fotografías “libre de derechos”.

Aunque si puede parecer contradictorio, hay que tener siempre claro que esta cesión de derechos es lícita sólo si se realiza dentro de esa misma red y no fuera de ella, es decir, es Facebook la plataforma que tiene la licencia para usar ese contenido, un tercero no.

 

Ahora bien, si no hemos aceptado dichas condiciones, y como terceros ajenos a esta (o a otra) red social se difunden imágenes por parte de una persona en las que se nos identifique o que, peor aún, puedan menoscabar nuestra imagen, se trataría de un hecho denunciable, si bien es cierto que no se suele hacer.

Las fotografías, la imagen, tiene consideración de dato personal. Se necesita un consentimiento expreso e inequívoco para tomar fotos en los eventos, y en el caso de publicarlo en las redes, sería necesario también consentimiento para ello.

En el caso de los menores de 14 años el consentimiento debe de venir por parte de padre, madre o tutor. Los mayores de 14 años pueden prestar consentimiento siempre y cuando demuestren comprensión y voluntariedad en el acto y estén en pleno uso de sus facultades.

En el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) se indica que esta declaración de voluntad se puede recoger por escrito, de forma verbal, a través de notificación telemática o por cualquier otro medio

Te valdría con una respuesta afirmativa de forma verbal, aunque siempre sería recomendable tenerla por escrito, dado que es la mejor forma de poder acreditarlo, en un documento que explique las fotografías que se van a tomar y su finalidad.

En todo caso, si se tratara de un evento deportivo de carácter público, la imagen meramente accesoria de un aficionado en la grada se podría publicar. En el caso de menores sin embargo no se podría hacer, se debe eliminar o difuminar la imagen de manera que no se le pueda identificar, ya que los menores se encuentran especialmente protegidos por la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de protección jurídica del menor.

Debe estar siempre a disposición de los empleados, lo que se debe tener muy en cuenta es que no esté en ningún caso en lugar accesible, o visible, para terceros ajenos a la empresa.

Si el usuario ha dado consentimiento específico, informado e inequívoco para publicar los datos en esta red social, no cabría responsabilidad alguna por parte ni de la empresa ni del tercero.

Depende del tipo de evento y su catalogación como evento de interés público o no.

Si nos referimos exclusivamente a eventos que tengan un ámbito más o menso privado, se deberá recabar la autorización de cada persona ara publicar fotografías en las que se puede reconocer a los participantes. En el momento de la inscripción es un buen momento para que firmen dicho consentimiento.

En cuanto al público, como decíamos, antes, se debe tener cuidado con qué tipo de imagen se publica, ya que se hace ciertamente difícil obtener la autorización muchas veces de los asistentes a un evento (en determinados eventos quizá se puede obtener en el momento de adquirir una entrada para acceder, si es el caso).

A priori la imagen tomada en fotos y videos es considerada un dato personal y no se puede realizar un tratamiento de ella sin el consentimiento expreso e inequívoco del afectado.

Hay ciertos aspectos que permiten cesioens de datos habilitadas legalmente. Por ejemplo, en la Ley 10/1990, de 15 de octubre, del Deporte existe habilitación legal para la cesión de fichas de jugadores a la Federación ,en el caso de deportes federados «ya que la propia ley reconoce a la federación española la obligación de emitir las licencias para poder competir en pruebas oficiales, o que se les comunique las emitidas por las federaciones autonómicas«.

Pero en el caso que nos comenta no se encuentra habilitación legal, habría que tener un consentimiento expreso por parte de los afectados.

La imagen es considerada dato de carácter personal y no puede ser utilizada sin consentimiento expreso del afectado.

No sería necesaria una autorización por escrito ya que en el reglamento europeo de protección de datos se indica que esta declaración de voluntad se puede recoger por escrito, de forma verbal, a través de notificación telemática o por cualquier otro medio

El contrato verbal en España es perfectamente válido, el artículo 1.278 del Código Civil establece que “los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que concurran las condiciones para su validez”.

Otra cuestión es la prueba de ese contrato si es necesario acreditar la relación contractual, ya que si no consta por escrito será más complicada dicha prueba, salvo otros medios de prueba (testigos, que se deduzca de los propios actos posteriores de los interesados, etc…).

Cualquier interesado puede dirigirse a una empresa para ejercer cualquiera de los derechos reconocidos en el RGPD, siempre y cuando sepamos o tengamos sospechas de que esa empresa los tiene o trata de alguna manera.

Si no existe tal sospecha será complicado poder dirigir ningún tipo de reclamación contra un Responsable del Tratamiento.

Un tercero no está legitimado a utilizar fotos extraídas de Instagram o Facebook sin el consentimiento expreso para ello del autor. (Al aceptar las condiciones de uso de estas redes sociales autorizas una cesión de derechos que sólo se puede realizar dentro de esa misma red y no fuera de ella).

El número de teléfono privado es considerado dato de carácter personal, por lo que sería necesario un consentimiento expreso (basta con una afirmación verbal, si bien el problema, una vez más, es la prueba) tanto para proporcionárselo a un tercero, como para utilizarlo.

Las solicitudes de cualquier tipo de derecho en materia de protección de datos que se ejerza, en este caso el de supresión, al que se refiere, deben responderse en el plazo de un mes, pudiéndose prorrogar el plazo otros dos meses más si la complejidad y el número de solicitudes así lo determinan, pero debe justificarse.

En principio si transcurrido ese plazo de un mes no se ha recibido respuesta por parte de la empresa Responsable, se puede reclamar ante la Autoridad de Control, que en España es la Agencia Española de Protección de Datos.

Algo a tener en cuenta es que atender el derecho del interesado no implica necesariamente aceptarlo. Hay ocasiones en las que, por diferentes motivos, no es posible facilitar el acceso, o la supresión, pero en todo caso se deberá responder en el plazo indicado exponiendo las razones por las que no procede, si es el caso.

La huella dactilar está comprendida como dato personal de carácter especial, como dato biométrico que es, lo cual le otorga un alto grado de protección. Habría que ver si el sistema de identificación por huella es estrictamente necesario en este caso, o si podría ser sustituido por otro sistema que atienda los mismos fines. En este caso debemos atender al principio de proporcionalidad. Es cierto que existen resoluciones sancionadoras de la AEDP a empresas por entender que no se utilizaba de manera proporcional, por poder existir otros medios menos invasivos para la privacidad del interesado.

Si se puede justificar este sistema como el más adecuado para el control laboral se podría utilizar, siempre cumpliendo unos requisitos. Por supuesto, la información al trabajador sería uno de ellos.

Pero además el sistema de lector, el hardware o software que se utilice para la lectura de la huella dactilar, debe también cumplir con el RGPD cifrando los datos, por ejemplo, y no permitiendo, si ello es posible (y la AEPD ha dicho que esto se debe hacer), separar el dato de la huella de otro tipo de datos que puedan vincularlo con la persona concreta, de manera que el trabajador no sea identificable.

¿Puede el trabajador negarse a firmar el documento informativo?  En principio no, y además debemos recordar que no existiría obligación de que preste consentimiento (otra cosa será que si no se cumplen las medidas mínimas que hemos dicho sea denunciable). La legitimación para no ser necesario el consentimiento del trabajador (sí el deber de información al mismo, como hemos dicho), la encontramos en artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, que otorga a la empresa la facultad para adoptar las medidas que estime más oportunas a efectos de verificar el cumplimiento por parte del trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando la debida consideración a su dignidad, y por otro lado, si el registro de huella dactilar se utiliza también como forma de llevar a cabo el registro horario obligatorio, los artículos 20 y 34 del propio Estatuto establecen la obligación del empleador de garantizar el registro de la jornada laboral, debiendo hacer constar descansos, posibles horas extra, etc….

Una empresa debe contar con una política interna sobre la forma de tratar los datos que maneja. Esa política debe estar a disposición de los empleados en todo momento, firmando cada uno de ellos los correspondientes compromisos de confidencialidad que correspondan según sus funciones y acceso datos.

En cuanto a la formación a empleados, es cada vez más importante, el trabajador siempre es el eslabón más débil en protección de datos, ya que un error humano suele ser el motivo más habitual para que suceda una brecha de seguridad (bien por un ciberataque, bien por un descuido, etc…).

Si en el documento se indica que el firmante va a dar su consentimiento, si. Ahora bien, la manera de firmar y si esta es válida o no ya será una cuestión de prueba.

Si existe una controversia en relación con ese documento privado, quizá haya que probar que esa firma, en efecto, corresponde al interesado. En el marco de un procedimiento judicial, si ese documento se impugnara por alegar el firmante que no es suya la firma, se puede acudir a un perito caligráfico.

En realidad, más que ante un consentimiento tácito, estaríamos ante un consentimiento quizá no otorgado de manera libre. Decimos esto porque con el RGPD se obliga a permitir al interesado otorgar un consentimiento por separado por cada finalidad que no tenga que ver con la principal.

En este caso la primera parte parece claro, quizá no tanto la segunda “así como para la publicación de información personal vinculada con el desarrollo del evento, especialmente la publicación de resultados”. Seguramente este apartado debería incluirse en un documento independiente para obtener ese consentimiento aparte. Tengamos en cuenta que, si estamos obligando a aceptar todo el documento, y no quereos aceptar la segunda parte, y por tanto no podemos inscribirnos en el concurso que deseamos, como decimos, no estamos ante un consentimiento libre, pues en relación a la segunda finalidad podría entenderse “forzado”, y por tanto no válido.

Si es la propia entidad la que ha compartido esas imágenes, el afectado podría ir contra ella directamente por la cesión de datos personales sin su consentimiento.

Si el medio externo las ha conseguido por otras fuentes, no.

En todo caso debemos estar a lo indicado con anterioridad, respecto a si se trata de eventos profesionales y de interés público o no.

Todo depende de cómo se haya producido esa filtración.

Si parte de dentro del Club, algo que puede parecer posible, estaríamos, en materia de protección de datos, ante una brecha de seguridad que afecta a la confidencialidad de una parte de la información, en este caso del contrato de Messi, y el propio Club podría tener responsabilidad, sin perjuicio de repetir contra el sujeto que lo hubiera filtrado.

Por otro lado, en el ámbito penal podría haber incluso un delito de revelación de secretos.

En cuanto l medio de comunicación, habrá que estar igualmente a la forma en la que accedió al contrato. Si hay una filtración de alguna persona, la publicación en sí del contrato (aunque hay opiniones en otro sentido9, entendemos que está amparado por el derecho a la libertad de información. Ahora bien, imaginemos que el Medio de Comunicación ha obtenido el contrato utilizando medios ilícitos, es decir, por ejemplo, robándolo directamente, accediendo sin permiso a cuentas de correo o servidores de la empresa (el Club) mediante un hackeo de los sistemas, etc…En este caso, por la forma utilizada, más que por la publicación en sí, sí podríamos estar ante un hecho punible por parte del medio de comunicación.

El control debe estar en la propia empresa o entidad. Es decir, es la responsable de que el tratamiento o la cesión sea legítima, bien por el consentimiento, bien porque una ley obligue a ello.

Por otro lado, el cesionario, es decir, en este caso la Federación, Mutua, Seguro, etc…tiene obligación de asegurarse también de que esos datos se obtuvieron de manera legítima.

Lo que haga una persona, sea delito o sea un hecho denunciable en materia de protección de datos, será responsabilidad de quién ha incurrido en el acto concreto.

Ahora bien, si el chat se abre con la finalidad de conectar y compartir información entre los miembros de un club, por ejemplo, el consejo es informar previamente y recabar consentimiento de todos los miembros para su inclusión en el chat, visándoles de que sus números de teléfono estarán disponibles para los otros integrantes del chat, y dejando claro que es responsable del mal uso que pueda hacer de ese dato que conocerá (y si es un hecho constitutivo de delito, con mayor motivo).

Entendemos que hablamos de ligas menores o de deporte base, pues si hablamos de deporte profesional nos remitimos a lo expuesto sobre eventos de interés público y retransmisiones deportivas, no siendo necesario consentimiento alguno.

En el caso de este deporte “base”, será necesario un consentimiento expreso que según el RGPD «exige que se manifieste de forma clara e inequívoca por parte del interesado que permite o consiente el tratamiento o la cesión de los que se le informa, a través de la declaración de su voluntad, que podrá realizarse por escrito, de forma verbal, a través de notificación telemática o por cualquier otro medio» por parte de los miembros del equipo.

En deporte “base” o no profesional se hace de manera habitual, más ahora por la restricción de entrada por el COVID, pero no tiene la consideración de práctica de interés público. Por ello se necesitaría el consentimiento previo del interesado, o en menores de 14 años, de sus padres (ojo, deben firmar ambos) o tutores legales.

Mismo tratamiento ocurre con las sesiones, presenciales u online, de otro tipo de prácticas como yoga, pilates, etc…

Es aplicable lo comentado respecto a la respuesta anterior. Si se realiza una grabación de la sesión por zoom se necesita un consentimiento expreso por parte de los participantes (si son menores de 14 años el consentimiento debe venir por parte del padre, madre o tutor). Si no se va a grabar no existiría ningún problema.

No es recomendable en ningún caso acudir a plantillas “tipo”, es necesario ver el caso concreto, analizar el tratamiento de datos y redactar unas cláusulas a medida de las necesidades de la entidad.

Es mucho mejor la abogacía preventiva que la curativa, es realmente difícil poder defender nuestras posiciones si no hemos hecho las cosas bien previamente.

El consejo siempre será acudir a un profesional del Derecho que pueda ocuparse de redactar estos documentos.

No obstante, en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos existen herramientas que sirven de guía.

No es necesario ser licenciado en derecho para ejercer como Delegado de Protección de Datos, pero si exige la normativa de una cualificación determinada y en particular, dice el artículo 37.5 del RGPD, 
“atendiendo a sus conocimientos especializados del Derecho, y la práctica en materia de protección de datos”.

Nuestra opinión es que la mejor manera de asegurarse esa cualificación jurídica que el artículo 37.4 establece hubiera sido la de exigir acreditar una formación específica, o al menos una licenciatura o grado en Derecho, pero lo cierto es que finalmente no se incluyó tal requisito.

En todo caso, como hemos dicho anteriormente, es conveniente confiar en profesionales especializados, y no poner al frente de un puesto tan complejo y relevante en la organización a alguien sin los debidos conocimientos en Derecho o sin la debida experiencia.

Es cierto que la Agencia Española de Protección de Datos está promoviendo un esquema de certificación, para otorgar más fiabilidad y seguridad, pero no resulta en ningún caso obligatorio para ejercer como Delegado de Protección de Datos. No olvidemos además que sus datos deben comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos y a los interesados, a los efectos de que cualquier reclamación pueda presentarse directamente ante el Delegado, por lo que es un puesto de mucha responsabilidad.

Aunque si es recomendable, no sería obligatorio a priori ya que no entra dentro de los casos tasados por la LOPDGDD (artículo 34).

Es cierto que el RGPD incluye obligación de designar Delegado con unos criterios bastante más confusos que la ley española (LOPDGDD). Así, el RGPD establece que será obligatorio “cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.”  De nuevo estamos ante un concepto jurídico indeterminado que no queda claro. Algunas cosas a tener en cuenta para definirlo:

  • El número de sujetos afectados, ya sea como número específico o como proporción de un conjunto de población;
  • El volumen de datos y / o el rango de diferentes tipos de datos que se están tratando;
  • La duración o permanencia de la actividad de tratamiento de datos;
  • La extensión geográfica del tratamiento.

Como vemos tampoco queda claro. Nosotros entendemos que en los casos comentados en la pregunta no será necesario como regla general, solo en aquellos  que  realicen  entre sus actividades principales el tratamiento a gran escala de datos sensibles o la observación habitual y sistemática de un número elevado de interesados, lo cual no siempre es muy frecuente.

No obstante, no olvidemos que de manera voluntario se puede nombrar, aun no siendo exigible pro la ley. Y ello tiene sus ventajas, pues el nombramiento de un DPO no siendo obligatorio supone un motivo de atenuación en caso de sanción.

En cuanto a las funciones del Delegado de Protección de Datos constan en el artículo 39 del RGPD. Es el encargado de hacer que se cumpla la normativa de protección de datos en las organizaciones. A estos efectos, algunas de sus funciones consistirán en:

  • Informar y asesorar al responsable del tratamiento de los datos de las obligaciones que les impone el RGPD
  • Supervisar el cumplimiento de las normas por el responsable del tratamiento en todo lo relacionado a la protección de los datos personales, así como la aplicación de todos los preceptos del RGDP
  • Supervisar las herramientas de documentación y velar por su conservación
  • Supervisar la documentación y notificación de las brechas de seguridad en materia de datos personales
  • Supervisar la respuesta a las solicitudes de la autoridad de control y cooperar con ella
  • Ser el enlace entre la Agencia Española de Protección de Datos y la empresa, pudiendo ser notificado de cualquier sanción o inspección.
  • Realizar la función de intermediario entre la empresa y los clientes
  • Ofrecer asesoramiento y apoyo al demandante en todo lo relativo a la materia

Si todos muestran su consentimiento expreso para utilizar sus números de teléfono con esta finalidad no habría ningún problema.

Al estar enfrentando el derecho fundamental a la privacidad con el de salud pública, existe mucha controversia al respecto y multitud de opiniones.

La AEPD dijo que suponía una injerencia particularmente intensa en los derechos de los afectados y que se estaba realizando sin el criterio previo de las autoridades sanitarias. Por ello urgió al Ministerio de Sanidad a aprobar una norma que ofreciera soporte legal a esta práctica, pero no se ha hecho. Es un tratamiento de datos sensibles.

La opinión más generalizada es que si se limite a una simple toma de temperatura en el acceso del club, con finalidad consultiva, sin necesidad de recoger y tratar más esos datos si se podría entender legítimo, y l no guardarse esos datos y no efectuarse ningún tipo de tratamiento posterior, podría llevarse a cabo Pero sierpe teniendo en cuenta este criterio.

En el ámbito laboral, como comentamos en la ponencia, si está plenamente justificado porque la Ley de Prevención de Riesgos Laborales es la base de legitimación para ello.

Para otras dudas sobre protección de datos en entidades deportivas, puedes escribir directamente a info@equalprotecciondedatos.com

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