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La San Silvestre Vallecana, la Carrera de la Mujer o la Behobia-San Sebastián se han convertido en parada obligatoria para miles de deportistas profesionales y aficionados al deporte. Convertidas en encuentros sociales reivindicativos y muy enriquecedores, ocupan un lugar destacado en el calendario. ¿Te gustaría dedicarte a hacer realidad estos eventos deportivos? Quédate a leer esta guía para organizar una carrera popular. En las siguientes líneas te explicamos una por una las fases para su puesta en marcha.
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Estos son los puntos más importantes para organizar una carrera popular
En este blog compartimos contigo una guía introductoria para organizar una carrera popular. Gestionar una iniciativa de este tipo es de lo más emocionante para cualquier persona apasionada del running, pero también requiere de una planificación metódica, en la que se tengan en cuenta desde las cuestiones más básicas hasta los últimos detalles de la jornada deportiva. En las siguientes líneas explicamos los pasos para configurar este tipo de encuentros.
Definir la naturaleza del evento
Para organizar una carrera popular es imprescindible establecer los objetivos que se quieren conseguir con esta: recaudar fondos para una causa o iniciativa; fomentar la actividad física o, simplemente, ofrecer una actividad con la que divertir a la gente, entre otros. En este primer paso, también debe tenerse encuentra la extensión de la prueba, lo más común son 5 o 10 kilómetros, así como el espacio en el que se desarrollará.
También será el momento para proponer un día para su ejecución. Una jornada que el equipo organizador deberá comprobar con anterioridad en el calendario con el fin de asegurarse de que no coincide con ningún otro acto de relevancia que pueda contraprogramar el proyecto.
Logística de la carrera popular
Una vez se han asentado las bases de la carrera, la organización de esta debe avanzar en los siguientes aspectos:
- Permisos municipales: cuando se haya desarrollado un programa completo y específico del encuentro, la organización de este debe consultar al Ayuntamiento en el que se vaya a realizar la prueba, así como a las autoridades competentes, la posibilidad de llevarlo a cabo, así como los permisos necesarios para hacerlo.
- Servicios de seguridad: todo protocolo de eventos deportivos debe ser una guía en la que figure un sistema que permita atender a las personas participantes ante cualquier accidente que pueda producirse. Así pues, dentro de las tareas de organizar una carrera popular se encuentra la de gestionar servicios como ambulancias, baños o el estacionamiento de vehículos. También es necesario contar con un seguro de responsabilidad civil.
- Patrocinadores: para poder desarrollar este tipo de iniciativas, se necesita empresas patrocinadoras. Dentro de las labores de la organización se encuentra la de localizar patrocinadores para el evento.
- Materiales para el itinerario: algunos elementos vitales para cualquier actividad como esta son vallas, cinta de balizaje, dorsales, camisetas, cronometraje, avituallamiento, arcos de salida y meta, premios o personal de carrera que estará en la zona para informar acerca de todo.
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Promoción del encuentro
¿Cómo hacer una estrategia de marketing para un evento deportivo? Los medios de comunicación online y offline son fieles aliados en lo que a difusión se refiere. Y es que, parte del presupuesto para organizar la carrera popular también debe destinarse a cuestiones como la promoción en prensa escrita, radio o televisión a través del envío de notas de prensa y de entrevistas. Las plataformas sociales como Instagram también permiten acercar el evento a la ciudadanía.
Además, es recomendable que la iniciativa cuente con su propia página web, en la que se difunda toda la información relativa a inscripciones, itinerario de la carrera o servicios como pueden ser zonas de aparcamiento o ubicación de los puntos de avituallamiento.
Contar con patrocinio da un mayor impulso a la difusión del encuentro, en la que también participarán las empresas colaboradoras, alcanzando un mayor impacto.
Qué tener en cuenta el día de la carrera
En la planificación y fases en la organización de un evento deportivo no podemos obviar las tareas propias del día en el que se desarrolla el encuentro. Una jornada en la que el equipo organizador debe estar presente desde primera hora para no dejar ningún fleco suelto. Las funciones de este personal el día en el que se ejecuta la iniciativa son las siguientes:
- Informar al personal de la carrera, a los servicios de seguridad y a las personas voluntarias.
- Atender a cuestiones como la entrega de dorsales.
- Comprobar que mecanismos como el cronometraje funcionen correctamente.
- Al finalizar el acto, realizar la correspondiente promoción de este con notas de prensa, entrevistas y publicación de fotos de la jornada.
Después de la carrera popular, ¿cómo mido el éxito?
Una vez finalice el encuentro, es el momento de evaluar los resultados obtenidos. Para hacerlo hay que prestar atención a varios aspectos:
- Medir si se han cumplido los objetivos marcados al inicio. Por ejemplo, si la carrera popular se ha organizado con el fin de recaudar fondos para una iniciativa social, observar si se ha alcanzado la cifra que se pretendía.
- Comprobar si el número de participantes ha llegado a la cifra deseada.
- Realizar una encuesta para que los usuarios y usuarias den su opinión acerca del encuentro. Una forma estupenda de observar lo mejor y lo peor del proyecto de cara a organizar la siguiente edición, implementando las correcciones necesarias.
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