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Introducción a las Claves para la organización de carreras de montaña
El auge del running unido al de la realización de las actividades en la naturaleza ha hecho que en los últimos años que la organización de carreras de montaña o de una trail se haya disparado en muchas poblaciones. Analizamos las Claves para la organización de carreras de montaña
Como decíamos las carreras de montaña han experimentado un importante crecimiento en los últimos años tanto en carreras, como en participantes, cada vez hay más corredores que se pasan del asfalto a la tierra, como en patrocinadores, lo cual incrementa la posibilidad de organización de una nueva prueba.
En este artículo vamos a analizar la organización de una carrera de montaña desde el punto de vista de la gestión de la misma: ¿qué son las carreras de montaña?, ¿qué motivaciones llevan a organizar una carrera? y por supuesto, lo más importante ¿cómo optimizar la organización de carreras de montaña para obtener resultados satisfactorios?.
¿Qué es una carrera de montaña y por qué se organizan?
Según la Federación Española de Deportes de Montaña (FEDME), la organización de carreras de montaña es una modalidad deportiva que puede desarrollarse en alta, media y baja montaña. El objetivo de esta competición no es únicamente lograr ser el más rápido y ganar la carrera sino que el corredor debe demostrar una gran capacidad de resistencia.
La distancia mínima para que un circuito sea considerado para competición oficial es de 21 kilómetros con un desnivel acumulado en subida de 1000 metros.
El recorrido se hará siempre por pistas, caminos no asfaltados, senderos, barrancos y otros ámbitos naturales y no debe superar el 50% de pista transitable para vehículos.
Aunque el trail no es un deporte nuevo, sí es cierto que en los últimos años ha habido un gran auge de esta práctica deportiva a todos los niveles tanto en organización de carreras de montaña como en participación en las mismas lo cual nos lleva a reflexionar por qué ha sido así y qué motivaciones tienen organizadores y corredores para participar en este tipo de eventos.
En primer lugar podemos decir que las carreras de montaña tratan de aprovechar el medio natural de las zonas rurales para hacer deporte. Existe una gran motivación en los deportistas por practicar deporte fuera de las ciudades: sin humos, sin vehículos, sin aglomeraciones de gente y con circuitos mucho más divertidos y entretenidos.
Por otra parte, las poblaciones o clubes locales que organizan este tipo de eventos tienen un interés por potenciar el turismo rural. Normalmente este tipo de carreras atrae a muchas personas interesadas en el ámbito rural que son unos buenos visitantes de estas poblaciones.
Claves para la organización de carreras de montaña
Como ya hemos dicho, son cada vez más las carreras de montaña que forman parte del calendario oficial de la Federación Española de Deportes de Montaña. Eso supone una gran competencia, lo que obliga a los organizadores a crear un evento modélico desde cualquier punto de vista para que pueda ser un éxito y sobre todo para que no sea un evento puntual y pueda sobrevivir en el tiempo.
Eso significa que aunque la carrera está organizada por personas aficionadas, (desde el punto de vista de la remuneración, es decir, que no cobran por hacer su trabajo), la organización debe funcionar como una empresa, con una estructura jerárquica, con sus representantes en cada área, con trabajadores, un plan de marketing, unos técnicos etc.., tengan remuneración o no, como ya hemos dicho antes.
¿Por qué organizar una competición?
Antes de ponernos a organizar la carrera de montaña es necesario saber las motivaciones que tenemos, y por supuesto, estudiar a la competencia.
¿Es necesaria una carrera como la que queremos organizar?, ¿en nuestro entorno existe una motivación o simplemente es un capricho del club o ayuntamiento de turno, que se quiere unir a la moda de estas pruebas?
Así pues, antes de empezar a hacer nada hay que plantearse una investigación cuyo objetivo debe ser obtener una serie de datos que nos llevarán a decidir sobre la conveniencia de la organización para que esta sea un éxito.
En primer lugar es necesario conocer el mercado, sí la oferta supera a la demanda seguramente no tendrá cabida en el calendario, a no ser que hagamos algo diferente a otras competiciones similares y dentro de nuestro ámbito de localización.
Aspectos a tener en cuenta antes de lanzarse a gestionar las de carreras de montaña: Claves para la organización de carreras de montaña
– Analizar las necesidades.
– Estudiar el mercado para saber si está sobre-saturado o si por el contrario existe suficiente demanda.
– Estudiar a la competencia para ofrecer algo diferente y ser mejor que ellos.
– Inscribirnos como carrera oficial.
– Conseguir todos los permisos que necesitamos.
– Buscar el apoyo de las instituciones públicas. En cualquier caso vamos a necesitar de su participación bien como patrocinador, bien con apoyo logístico etc..
– Buscar el apoyo de la población.
– Los patrocinadores. Fundamentales para poder organizar la carrera. Sin el apoyo de los patrocinadores no hay prueba.
Si tras analizar todos estos factores finalmente decidimos organizar una competición deberíamos dividir la organización en diferentes áreas:
1.- Área de secretaría.
2.- Área técnica.
3.- Área comercial y de relaciones públicas.
1.- Área de Secretaría en las Claves para la organización de carreras de montaña
En la organización de una carrera de montaña, como en la de cualquier evento, la relación con la administración es muy importante. Esta área o departamento se ocupa de gestionar todas los trabajos administrativos de una carrera:
– Administración.
– Contabilidad y gestión del presupuesto del evento.
– Temas legales.
– Material de oficina.
– Contratación o compra de material técnico como los controles de inscripción, avituallamiento, seguros, permisos etc.
– También se ocupa de la gestión de las inscripciones: centros de inscripción, distribución de las hojas, recogida de las mismas, información. En la actualidad en la gran mayoría de ocasiones las inscripciones se llevan a cabo por internet y a través de empresas especializadas que se encarga de gestionar tanto la inscripción como los resultados y tiempos finales el día de la carrera a través de un sistema de microchip. No obstante, será el área de administración o secretaría la encargada de hacer efectiva la contratación.
– Gestión de alojamientos. Una de las consecuencias más importantes de una prueba de montaña es la promoción del turismo rural. En muchas ocasiones, tanto participantes como organizadores, necesitan pernoctar en el lugar donde se celebra el evento por lo que será necesario gestionar los alojamientos para aquellos que se quieran quedar.
– Una carrera de montaña necesita de muchos permisos: de propietarios de terrenos para pasar por su propiedad, permisos administrativos, comunicación o permisos de autoridades. También será función del área de secretaria gestionar y contratar los seguros necesarios para las pruebas, imprescindibles para que se pueda celebrar.
– Será también la encargada de realizar cualquier tipo de pago, bien en forma de dieta, pago a proveedor, sueldos de trabajadores etc.
2.- Área Técnica
Como todas las pruebas y eventos especializados en la organización de carreras de montaña debe incluirse a personal técnico. El personal técnico será el encargado de los aspectos deportivos de la prueba.
– Son los encargados de diseñar el recorrido y todo lo implica: su diseño, la revisión del mismo para que todo esté correcto, la situación de los controles y avituallamiento, el marcaje del mismo, su limpieza y buscar un recorrido alternativo por si hubiese algún problema.
– Debe elaborar y transmitir toda la información técnica de la prueba
– Será en encargado de establecer las necesidades de la prueba: alquiler de vehículos, traslados de avituallamiento, controles, horarios etc..
– Elaborará las comunicaciones internas y será el encargado de coordinar los sistemas y las relaciones entre el personal o voluntarios del evento.
– Será el encargado de coordinar y preparar avituallamientos y controles.
– Dirigirá y coordinará el montaje de infraestructuras (salida, meta, vallas, soportes publicitarios, avituallamientos, carpas etc..
– Se encargará de coordinar el sistema sanitario y de rescate por si ocurriese algún accidente.
– Será el encargado de coordinar, con sus necesidades e infraestructuras, el control antidopaje.
– También dependerá de este área la formación de voluntariado y de los responsable de la prueba.
3.- Área comercial y de relaciones públicas
En otro apartado del artículo comentábamos la importancia de los patrocinadores para la subsistencia de la prueba o de la publicidad y las relaciones con los medios para su correcta difusión. Pues será el departamento comercial o de relaciones públicas el que se encargue de gestionar todos estos aspectos. Entre sus labores fundamentales, dentro de la organización de carreras de montaña, podemos encontrar:
– La gestión de patrocinios y colaboradores: Sin patrocinadores no hay pruebas, por lo que los integrantes del departamento comercial serán los encargados de convencer a los patrocinadores que nuestra carrera de montaña es la más rentable para sus inversiones.
– Gestión de proveedores. También es importante tener una buena relación para que todo esté a punto para el momento de la prueba.
– Relaciones institucionales. Muchas de estas pruebas dependen de instituciones públicas o invitamos a corredores importantes en el mundo de las carreras de montaña, para dar prestigio a nuestra prueba, relación con las empresas patrocinadoras etc..
– Publicidad, difusión, relaciones con la prensa. Fundamental para que el evento tenga publicidad antes, durante y después de la prueba, si es que pretendemos que siga celebrándose.
– Contratación de fotógrafos.
– Elaboración y gestión de una página web o de las redes sociales para seguir la prueba incluso en directo.
– Diseño de material publicitario: cartel, programa, merchandising, camisetas, llaveros etc..
– Elaboración de notas de prensa, dosieres, memorias justificativas etc..
– Adquisición de premios, coordinación de ceremonia etc.
– Soportes publicitarios (en relación con el área técnica).
– El día de la prueba atención a medios, patrocinadores y autoridades.
La organización de la prueba
La organización de carreras de montaña no se realiza en una semana, muchas pruebas empiezan a organizarse de un año a otro. Como vemos, la gran mayoría no son cuestiones baladíes, hay mucha competencia y para tener la mejor organización de carreras de montaña hay que planificar a conciencia.
El primer paso, antes incluso antes de empezar a organizar la carrera, es preparar un pequeño proyecto global. Diseñar un recorrido, que sea adecuado y que tenga encaje en el calendario que manejan diferentes organizaciones: Federación de Deportes de Montaña, Circuitos de Diputaciones, etc.. No tiene sentido ser autárquico y no coordinarse con otras organizaciones de manera que unas se beneficien de las otras.
Otra cuestión importante antes de iniciar el trabajo de organización de carreras de montaña es la creación de un presupuesto lo más realista posible. Posiblemente al final los gastos sean ser mayores que los presupuestados pero hay que intentar ajustar las necesidades, los gastos, necesidades de personal etc… al máximo, al igual que las posibilidades de ingresos.
También será fundamental contar con el personal adecuado para la organización: técnicos, voluntarios, etc…
El primer paso para iniciar la organización de una carrera es establecer un calendario de trabajos e intentar cumplirlo al máximo posible para llegar a la fecha de la prueba con todas las tareas finalizadas y bien hechas.
Podemos dividir los trabajos entre antes de la prueba, durante la carrera y posterior al evento, que todavía quedan tareas por hacer.
Antes de la carrera
La mayoría de los trabajos de la organización de carreras de montaña se realiza antes de la prueba. No puede haber carrera de montaña sin recorrido. El equipo técnico de la prueba tiene que establecer el recorrido (normalmente en las carreras de montañas suele ser de 21 kilómetros, aunque hay pruebas de resistencia que tienen muchos más). Posiblemente para poder llevar a cabo la carrera necesitaremos de solicitar permisos de paso. Es un tema que habrá que cerrar antes de publicitar la prueba.
Otro de los trabajo previos a realizar es elaborar un reglamento de la prueba y establecer un sistema de inscripción. Si lo hace la propia organización tendrá ver el modo de hacerlo para que sea lo más rápido y fiable posible y si por el contrario optamos por hacerlo a través de una empresa especializada hay que contratar dichos servicios. Estas empresas suelen también prestar el servicio de cronometraje al final de la carrera a través de un microchip.
Por su parte el departamento comercial debe empezar a captar los recursos que necesitamos para cubrir las necesidades de la organización.
Un evento de este tipo genera mucho movimiento y atrae a mucha gente por lo que será necesario coordinarse con las fuerzas de seguridad para que todo vaya como la seda y en caso de accidente todo sea rápido, sencillo y seguro. La participación en este punto de la organización de la Policía, Guardia Civil, Ambulancias, Bomberos, Agentes Forestales, Delegados Federativos etc.. son imprescindibles, por lo que será trabajo de la organización de carreras de montaña ponerse en contacto con ellos y coordinarse para el día de la prueba.
Las gran mayoría de estas carreras se pueden llevar a cabo gracias al trabajo de mucha gente, la mayoría de ellos voluntarios, por lo que será necesario buscar y formar a aquellas personas que colaborarán con el trabajo de los organizadores: cronometrajes, avituallamientos, puntos de información etc..
Para poder desarrollar una carrera de montaña se necesita de infraestructuras: aseos, duchas, avituallamiento, podium, salida, meta… por lo que será necesario que en esta fase de la organización de una carrera de montaña se elabore un plan de infraestructuras y miremos cómo se pueden acometer.
No podemos olvidar el establecimiento y redacción de un plan de marketing. De él va a depender el conocimiento que los posibles participantes tengan de la prueba que vamos a organizar. Este plan incluirá carteles anunciadores, inscripciones, página web, notas de prensa, relaciones con los medios.
Mención destacada merece el tema de las páginas web. Hoy en día es bastante asequible tener una página web y el hecho que se haya convertido un elemento esencial de comunicación hace que todas las pruebas dispongan de una. Una página web permitirá publicitar la prueba, inscribirse sin salir de casa en la carrera, comunicarse con participantes, exhibir a sus patrocinadores, ver el desarrollo de la prueba en directo, dar las clasificaciones, exhibir vídeos y fotografías del evento, descargar material como: reglamentos, memorias, libros blancos, etc.. También permite un nexo de unión con la organización a través de las redes sociales, hoy en día fundamentales para una carrera
Los momentos de mayor actividad en la organización de carreras de montaña son los días inmediatamente previos a la carrera en los que será necesario hacer una inspección, limpieza y marcaje del recorrido, preparar los dorsales, las bolsas con obsequios para el corredor, la preparación de controles y avituallamientos, coordinar la presentación a la prensa y preparar la charla técnica a los participantes para explicar novedades o cambios.
Durante la carrera
El día de la prueba es muy importante por lo que se refiere a la organización de carreras de montaña, ya que de cómo vaya el día puede depender el éxito de la prueba.
En primer lugar hay que ubicar a la organización en un espacio que sea visible para los participantes y puedan resolver cualquier duda
Puede ocurrirnos que ese día se puedan producir cambios imprevistos, a pesar del trabajo previo de organización, y hay que crear un gabinete de crisis que pueda resolverlos.
Ej: Puede que el día de la carrera se levante lloviendo mucho de manera que impida el normal desarrollo de la prueba. Pues el gabinete de crisis tiene que saber resolver la situación de manera que se celebre la carrera y con todas las garantías para los corredores. A lo mejor hay que cambiar el recorrido, recortar, dar más tiempo, llevar toallas a los avituallamientos etc..
Antes de que se inicie la carrera tendrán que estar previstos todos los controles, recogida de dorsales, información etc..
Durante el desarrollo de la prueba se deberán hacer: controles de cronometraje, avituallamientos, control de corredores (retirados, los que todavía quedan, incidencias etc..).
Uno de los aspectos organizativos que mejor debe funcionar ese día es la resolución de los incidentes que se puedan ir planteando a lo largo de la jornada. Por muy bien que se haya organizado una prueba en el último momento siempre surgen imprevistos que hay que ir resolviendo y al final esto marca una buena gestión u organización.
Desde el punto de vista de la comunicación y marketing será necesario ir emitiendo casi en directo notas de prensa, especialmente al final y no abandonar en todo el día las relaciones con los medios de comunicación y patrocinadores invitados.
El gran desarrollo tecnológico que se ha incorporado en los últimos años a este tipo de eventos, incluso nos permite emitir en directo la carrera. Pero también podemos ofrecer la clasificación y tiempo de cada corredor en los diferentes puntos de cronometraje.
Las redes sociales, especialmente Twitter también nos permitirá contar en directo el desarrollo de la carrera.
Finalmente habrá que controlar la llegada de los corredores, que tengan en meta lo necesario para recuperarse (comida, bebida, duchas, un lugar donde descansar) y celebrar la ceremonia de entrega de premios.
Después de la carrera
Aunque ya hemos pasado la presión máxima después de la celebración de la carrera continúa el trabajo de la organización de carreras de montaña. 
Hay que recoger y devolver todo el material e infraestructuras, limpiar el recorrido y las zonas de avituallamiento, cronometraje, salida y meta.
En el ámbito deportivo hay que elaborar las clasificaciones finales y definitivas, mientras que en el de la comunicación y el marketing todavía queda un importante trabajo como la elaboración del dossier de prensa, fotografías y vídeos sobre la prueba.
La actualización de la página web y las redes sociales con las fotos de la carrera. No es conveniente cerrar ni página web ni cuentas en las redes sociales si vamos a realizar más ediciones de nuestra carrera ya que nos será muy útil para promocionar la siguiente edición los seguidores que ya tenemos, mandándoles algún mensaje a lo largo del año.
El trabajo institucional también concluirá con los últimos contactos con patrocinadores, colaboradores o la Federación.
Finalmente la organización de carreras de montaña se cerrará con el cierre de la contabilidad del mismo una vez se hayan realizado todos los pagos y cobros previstos o imprevistos.
En resumen la organización de una carrera de montaña es muy costosa, tanto desde el punto de vista económico como del trabajo que hay que realizar si queremos que nuestra prueba se encuentre entre las mejores y tenga una pervivencia a lo largo del tiempo en un calendario federativo que posiblemente esté saturado.
Toda organización de carreras de montaña debe tener una estructura jerárquica para su correcto desarrollo y debe dividirse en trabajos administrativos, trabajos técnicos y trabajos de comunicación y relaciones públicas. Las tres áreas de trabajo son muy importante y deben estar relacionadas.
Los trabajos de organización de carreras de montaña empezarán mucho antes de que se celebre la carrera pero no finalizarán con ella ya que tras el evento todavía quedarán tareas por realizar.
