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Decálogo de la perfecta organización de una jornada de puertas abiertas
La organización de una jornada de puertas abiertas permite a un club o a un centro deportivo dar a conocer la realidad de sus actividades y de sus instalaciones. Es un perfecto sistema para publicitar los servicios que ofrece y para captar a nuevos asociados. Una correcta organización tiene que revertir necesariamente en un incremento de abonados, para lo cual es imprescindible la implicación de todos los miembros del equipo.
El departamento de Comunicación debe asumir, junto con la directiva, el diseño de las jornadas de puertas abiertas
Si se organizan actividades dirigidas, éstas deben ser contempladas como una experiencia lúdica orientada a personal no afín a la práctica deportiva intensiva.
La visita a las instalaciones es preferible que sea guiada y con personal que conozca en profundidad la historia y las características de la entidad.
Una jornada de puertas abiertas es uno de los medios más efectivos para promocionar un club o un centro deportivo entre aquellas personas que no están asociadas al mismo. Organizarla no es tarea sencilla, pero si se planifica adecuadamente esta acción comunicativa probablemente arrojará sus frutos en forma de nuevos socios.
A pesar de que el departamento de Comunicación, en colaboración con la directiva de la sociedad, debe asumir el peso en la organización de este evento, en el mismo deben implicarse todos y cada uno de los miembros del equipo humano. A continuación, vamos a aludir a 10 aspectos a tener en cuenta en el diseño de una jornada de esta naturaleza.
1.- Delimitar el público objetivo.
Si bien este tipo de iniciativas persiguen nutrir el club de nuevos socios, conviene que la entidad se plantee el ‘target’ a que se dirige. Podría darse el caso que el centro deseara una ampliación general de su masa social. Pero también que el propósito fuera paliar un desequilibrio detectado en la misma, como por ejemplo que el porcentaje de hombres o de mujeres difiriera de manera notable; o que en una determinada franja de edad el número de abonados fuera escaso.
2.- Establecer fecha y horario.
El día de celebración de la jornada no puede ser aleatorio; al igual que la duración del evento y el horario elegido. Conviene conocer cuáles son los momentos de mayor afluencia de socios para evitar aglomeraciones que redundarían negativamente en el desarrollo de esa jornada de puertas abiertas. Al propio tiempo, es necesario evaluar cuál sería el momento propicio para captar un mayor número de candidatos entre el ‘target elegido’ (si el objetivo es reclutar jóvenes estudiantes no parece muy adecuado que se organice en un día laborable y por la mañana).
3.- Difundir adecuadamente el evento.
Identificado el público al que nos dirigimos, y una vez determinado el momento de celebración, hay que poner en marcha la campaña informativa para dar a conocer el evento. En la mayoría de los casos será una acción comunicativa local, donde los carteles colgados en los establecimientos de la zona y en las entidades afines (centros escolares, de cultura, de tercera edad… en función del ‘target’ al que nos dirigimos) asumirán el principal protagonismo. Todo ello sin descuidar los medios de la entidad (redes sociales, web, boletín…). Los socios del club no sólo conviene que tengan conocimiento de la iniciativa sino que hay que animarles a que inviten a otras personas a acudir a esta cita, de ahí que en las instalaciones de la asociación se procuren todos los detalles al respecto. La información facilitada debe ser clara y concisa, de modo que motive a la participación, que no dé lugar a equívocos y que quienes decidan responder a la convocatoria sepan si deben acudir con algún equipo específico.
Cada miembro del equipo humano debe conocer cuál será su misión en la organización de una jornada de puertas abiertas
4.- Instrucciones a todo el personal.
Cada miembro del equipo humano debe conocer cuál será su misión el día del evento. Es necesario, en la organización de una jornada de puertas abiertas, planificar de manera estricta el cometido de cada uno y mantener una reunión informativa con todos ellos a fin de delimitar funciones y aclarar cualquier aspecto relativo al desarrollo de la jornada. En esa reunión hay que hacer hincapié de la relevancia de esta iniciativa para el centro, toda vez que de su éxito dependerá el conseguir incrementar el número de socios, lo cual acabará revirtiendo positivamente en la entidad y, consiguientemente, en su conjunto humano.
5.- Planificar las actividades.
En el caso de que las jornadas de puertas abiertas contemplen la celebración de actividades dirigidas conviene planificarlas debidamente con los monitores del centro. A la hora de determinar el perfil de las mismas hay que tener en cuenta el público al que nos dirigimos, procurando que estas actividades resulten asequibles para unas personas que, probablemente, no están habituadas a una práctica deportiva intensiva. Se pretende que quienes participen de la actividad disfruten de la experiencia, de ahí la necesidad de no descuidar el carácter lúdico del evento. Asimismo, los monitores deberían ser los encargados de informar a los participantes sobre el uso de los vestuarios.
6.- Cubrir riesgos.
Los riesgos siempre hay que minimizarlos, por lo que habrá que evitar actividades que puedan comprometer la seguridad de los participantes. Aun así, es necesario revisar la póliza contratada con la aseguradora en lo que respecta a accidentes. Probablemente haya que efectuar una ampliación de la misma a fin de cubrir a eventuales visitantes. Igualmente, y tratándose de una jornada excepcional, resulta deseable contratar un servicio de seguridad que garantice el correcto desarrollo de la actividad y que nadie ajeno al centro perturbará la normalidad de la misma. Si bien personal del club puede asumir esa función, la presencia de un profesional uniformado suele actuar como elemento disuasorio; sin perjuicio de poder derivar cualquier responsabilidad ante cualquier suceso imprevisto y ante el cual, por desconocimiento y falta de práctica, no siempre se consigue reaccionar de la manera más ágil y adecuada.
7.- Establecer el circuito de visitas.
Independientemente de si las jornadas contemplan el desarrollo de actividades dirigidas, es preferible establecer un circuito orientado con un guía que pueda proporcionar las explicaciones adecuadas a los visitantes que dejar que éstos deambulen libremente por las mismas. No es necesario recorrer todas y cada una de las dependencias, sino que basta con que el recorrido permita a los participantes conocer la realidad del club y los recursos con que cuenta. Es preciso, eso sí, que quienes se encargan de guiar a los visitantes conozcan a la perfección la historia, el funcionamiento y las principales características del club y sus actividades. Según las dimensiones del mismo y el número de personas que se prevé que acudan al evento, organizar grupos que eviten las aglomeraciones y permita a los participantes disfrutar de la visita de manera cómoda y didáctica.
Captar datos para futuras acciones promocionales en la organización de una jornada de puertas abiertas
8.- Efectuar registro de participantes en la organización de una jornada de puertas abiertas
Aunque la jornada de puertas abiertas es de libre acceso, esa circunstancia no tiene que impedir que la entidad organizadora registre a quienes participen en la misma. No se trata de efectuar un barrido de datos privados de las personas que acudan a la cita, pero sí de conocer su nombre, su fecha de nacimiento, su dirección electrónica y su número de teléfono, por ejemplo. De este modo, en el futuro tendremos ocasión de realizar acciones promocionales; siempre y cuando nos autoricen a ello. Este aspecto es importante en lo que concierne a respetar la ley de protección de datos. De ahí que lo que resulta deseable es preparar sencillos formularios individuales en los que, tras anotar esos 4 datos mencionados, se incluya una casilla en la que el interesado pueda declinar, marcando la misma con una “x”, el uso de los mismos para actividades de carácter comercial. Ese registro no debe entorpecer el ágil desarrollo de la actividad, y el club debe procurar disponer de bolígrafos y de espacio adecuado que permitan rellenar los formularios de manera cómoda y rápida.
9.- Atención al visitante en la organización de una jornada de puertas abiertas
A la salida de las instalaciones debe habilitarse un espacio de atención al visitante, donde éste pueda encontrar toda la información adicional sobre el club. Resulta deseable acompañar este tipo de jornadas con una promoción puntual, que permita adherirse a la entidad en condiciones preferentes. Lo recomendable es que la acción se mantenga activa unos pocos días (una semana a lo sumo), si bien las altas que se formalicen durante el mismo día obtengan una bonificación adicional. Distintos elementos comunicativos no sólo permitirán identificar el espacio habilitado al efecto sino dar a conocer al visitante la existencia de esas condiciones especiales para las nuevas adhesiones e invitarle a acercarse al mismo.
10.- Compensación al socio en la organización de una jornada de puertas abiertas
Cuando se planifica un evento de estas características hay que evaluar la repercusión que puede tener en los socios vigentes en lo que respecta a la alteración de las actividades que pueden practicar en el centro. En este sentido, hay que estudiar alguna compensación por las posibles molestias creadas, que puede ir desde el acceso a alguna actividad no incluida en su abono hasta un obsequio en agradecimiento por su comprensión (y que puede ser una camiseta facilitada por un patrocinador). En cualquier caso, es muy importante que no falle la comunicación con los socios, tanto para ponerles al corriente del desarrollo de esa jornada como para dejarles claro que esa atención que el club tiene con ellos obedece al deseo de corresponder su buena predisposición ante la iniciativa. Asimismo, a la hora de establecer posibles bonificaciones por nuevas altas hay que desestimar aquéllas susceptibles de provocar que los actuales socios se sientan perjudicados o agraviados. No tener en cuenta este aspecto puede provocar que el número de bajas supere el de nuevos asociados derivados de la acción, con lo que la jornada promocional no sólo no resultaría exitosa sino que se revelaría como un auténtico fracaso.
