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La organización de eventos de cualquier tipo entraña cierta complejidad y un procedimiento a seguir para su correcta consecución. En el ámbito del deporte, a estas complejidades se le suman las particularidades propias de carreras, competiciones o partidos, que deben ser tenidas en cuenta por el organizador del evento si desea obtener unos resultados óptimos.
En este artículo elaboraremos una guía fundamental para la organización de eventos deportivos desde un enfoque multidisciplinar.
Introducción a la organización de eventos deportivos
Un evento deportivo, tanto profesional como amateur, requiere de una planificación exhaustiva y muy minuciosa para poder ser ejecutado con éxito, una responsabilidad que recae fundamentalmente sobre el gestor u organizador de eventos deportivos.
Este profesional debe tener un amplio conocimiento de áreas como marketing, administración, publicidad, contabilidad y gestión de RRHH, ya que todas ellas entrarán en juego durante la planificación del evento o actividad, y poseer la capacidad de aplicar estos conocimientos de forma práctica en el sector del deporte.
Como ya hemos visto en otros artículos, para la organización de eventos deportivos debe seguirse un protocolo riguroso con una serie de pasos a dividir en tres fases: antes, durante y después del evento. A continuación, veremos estos apartados en detalle y cuáles son los elementos a tener en cuenta en cada una de estas etapas.
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Etapa inicial. Planificación del evento
La etapa menos vistosa, pero sin duda la más importante en la organización de eventos deportivos, es la que engloba todos los trabajos y tareas previas a la celebración del evento, partido, carrera o competición. Estos se dividen a su vez en varias fases independientes:
Fase 1. Diseño del evento y las actividades deportivas
En primer lugar, resultará imprescindible definir qué tipo de evento queremos organizar, en torno a qué deporte girará y cuáles son las diferentes actividades que van a llevar a cabo durante el mismo. Para ello, resultará de gran utilidad conocer los tipos de eventos que se pueden celebrar en el ámbito deportivo, un sector que cuenta con numerosas peculiaridades.
Las tipologías de eventos deportivos pueden determinarse según diferentes factores, como sus objetivos (si tienen ánimo de lucro o no), su competencia territorial (si son locales, autonómicos, internacionales, etc.), el grado de profesionalización de los participantes, la disciplina (única o multidisciplinar), e incluso por la propia duración y frecuencia de organización del evento.
Fase 2. Organización logística del evento
En una segunda fase, se procederá a la planificación del evento desde el punto de vista de todas las áreas implicadas. Para ello deberá darse respuesta todas estas cuestiones:
- ¿A qué público va dirigido el evento?
- ¿Cuál es el presupuesto necesario para cubrir todos los posibles gastos?
- ¿Cuándo y dónde tendrá lugar el evento?
- ¿Qué protocolos deben aplicarse y qué burocracia debe gestionarse?
- ¿Qué actividades se realizarán durante el evento?
- ¿Se ofrecerán otros servicios complementarios?
- ¿Cuáles son las necesidades de personal?
En este punto, por tanto, el organizador del evento deportivo deberá encargarse también de la gestión y organización de los recursos que se necesitarán para la ejecución del evento. Esto incluye desde los espacios e instalaciones en que se desarrollará la actividad hasta los materiales empleados en la misma, sin olvidar al equipo de profesionales que intervendrá desde diferentes áreas.
Fase 3. Revisión de la normativa
Un paso fundamental en la organización de cualquier evento deportivo es la adaptación del mismo a la normativa vigente para cada modalidad deportiva y para la organización de eventos en general. Por ello, en la tercera fase se deberá tener en cuenta el tipo de evento que se quiere realizar y sus particularidades, ya que la legislación variará según su ámbito y naturaleza.
También será necesario aplicar las normas fundamentales de protección ciudadana, adaptadas en este caso al ámbito del deporte.
Fase 4. Difusión y promoción del evento
En último lugar, una de las claves para que el evento tenga el éxito esperado y logre satisfacer las necesidades de la entidad organizadora, de los deportistas y del propio público asistente es una correcta difusión y promoción.
Esto se consigue con la elaboración de un plan de comunicación que permita compartir información sobre el evento de forma ordenada y a través de las vías más adecuadas en cada caso: redes sociales, medios de comunicación tradicional, blogs y foros de internet, etc.
Etapa intermedia. Gestión del evento deportivo
Aunque buena parte del trabajo del organizador tiene lugar antes y después del evento deportivo, no se debe descuidar el proceso de gestión durante el propio evento. En este sentido, la principal función del organizador será la de asegurar que todos los elementos funcionan con fluidez y que la actividad del día transcurre sin problemas, haciendo frente a posibles imprevistos.
Además de esto, no se deberán descuidar otros dos aspectos muy importantes:
- Atención al público: en esta tarea se incluye desde la recepción del público –que puede ser diferente si se trata de prescriptores, personajes famosos, figuras de relevancia social o política, o público general- hasta la correcta gestión en la venta de entradas, de refrescos o de merchandising. Es un elemento fundamental que puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y uno fallido.
- Asistencia a los deportistas: tan importante como el cuidado al público lo es a los participantes en el evento, generalmente representados por la figura de los deportistas. Tanto si son profesionales de élite como deportistas amateur, será imprescindible que tengan sus necesidades atendidas y se encuentren en un entorno seguro y cómodo durante toda la jornada.
Etapa final. Evaluación del evento deportivo
Tras la ejecución del evento y sus correspondientes actividades llegará el momento de realizar una evaluación de la organización del evento deportivo. Tras un periodo de reflexión y análisis, se deberá comprobar si se han alcanzado los objetivos iniciales, determinar qué elementos han fallado e identificar los aspectos que han tenido éxito, sobre todo desde el punto de vista del impacto.
En la evaluación del evento analizaremos también el reporte económico: gastos, beneficios, cifras de patrocinio, venta de entradas, etc.
Otro punto imprescindible en esta fase es la de revisar todos y cada uno de los imprevistos que hayan tenido lugar, analizar por qué se han producido y proponer soluciones para futuros eventos, evitando así que vuelvan a ocurrir y mejorando el desarrollo general del proyecto.
Organigrama de un evento deportivo
El diseño de unos modelos organizativos adecuados es una parte importante del éxito del evento, ya que una estructuración difícil puede acarrear duplicidades de tareas, mala comunicación y no optimizar suficientemente los recursos.
En primer lugar, Se necesita un buen análisis del entorno, tanto interno como externo, para adaptar nuestra organización a los desafíos requeridos, más aún en el campo de los eventos en el cual las necesidades organizativas van cambiando rápidamente según en la fase de ejecución en la que nos encontremos.
Para ello es muy importante tener claro cuáles son las figuras más utilizadas en la gestión de eventos y entender la filosofía que subyace detrás de cada uno de ellos, así podremos unificar comités o crear nuevos según la complejidad de nuestro caso. Esta organización la deberemos plasmar gráficamente en un adecuado organigrama que permita a los integrantes de la organización entender claramente la distinción de responsabilidades y el canal de mando presente en ella.
El organigrama permite a los integrantes de la organización entender claramente las funciones y responsabilidades de cada puesto y el canal de mando establecido. Identificando a su vez las distintas áreas de la organización. La departamentalización de las tareas es una de las acciones clave que deberá afrontar el coordinador del evento, una buena decisión en este sentido ayudará a que se desarrollen las diferentes funciones de forma lo más coordinada posible.
El capital humano adquiere un papel fundamental en la organización del evento deportivo. La figura del coordinador debe reunir una serie de cualidades que le ayuden a cumplir con los objetivos establecidos.
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