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Para administrar actividades vinculadas al deporte hay que encargarse de la gestión de muchos proyectos deportivos diferentes. Gracias a ellos, es posible definir todos los detalles de cada evento que se quiere poner en marcha, así como establecer los pasos que habrá que ejecutar para materializarlo.
Además de a nivel organizativo, los proyectos son esenciales para tratar con las administraciones, especialmente si se van a presentar a algún tipo de proceso público. En este artículo, vamos a explicar en qué consisten estos documentos y por qué deben ser el primer paso de cualquier iniciativa en el mundo del deporte.
Los proyectos deportivos: qué son exactamente
Un proyecto deportivo es un documento en el que se planifica una actividad deportiva a todos los niveles. Por ejemplo, su objetivo, su ubicación o los recursos financieros que se van a necesitar para hacerla posible.
Comienza con una explicación general de la propuesta y se va haciendo más concreto hasta desglosar todas las áreas implicadas y las actuaciones que habrá que acometer en cada una. De este modo, se obtiene una minuciosa hoja de ruta que facilitará que el evento sea exitoso y evitará tener que tomar decisiones imprevistas en el último momento.
Un proyecto deportivo es un documento donde se planifica al detalle una actividad del sector
Los proyectos deportivos pueden versar sobre una competición, la nueva actividad de una instalación municipal o incluso el modo en el que un colegio va a impulsar el ejercicio físico entre su alumnado. Para hacerlos bien, los responsables de darle forma deben poseer una perspectiva general del sector y comprender profundamente cómo funciona. Nuestro Máster en Gestión Deportiva proporciona esa visión estratégica para llevar a la práctica cualquier actividad. Cuenta con un total de 1.500 horas lectivas con todos los conocimientos para crear y ejecutar desde cero la gestión de los proyectos deportivos.
La importancia de los proyectos deportivos en el sector del deporte
El 79,4% de las más de 40.000 empresas vinculadas al ejercicio físico que hay en España se dedica a las actividades deportivas. Son datos del Anuario de Estadísticas Deportivas 2022 del Ministerio de Cultura y Deporte, que refleja el peso que este tipo de actuaciones tiene en el sector.
La mayoría de ellas está respaldada por un proyecto deportivo y por la gestión de un profesional del deporte y de los negocios. El documento les sirve de guía para desarrollar cada una de las fases de la actividad y permite los siguientes beneficios:
- Obtención de subvenciones públicas: disponer de un documento con todos los detalles de una actividad facilita la obtención de financiación pública. Adjuntándolo junto a la solicitud de recursos, se les da a las administraciones una visión general de la propuesta, de su alcance y de lo que puede suponer a nivel económico.
- Contratos con patrocinadores: la gestión de los proyectos deportivos suele contemplar la búsqueda de patrocinadores. En este sentido, no solo establece a los profesionales que se encargarán de buscarlos, sino que da una idea sobre las fortalezas del evento a usar como herramienta de persuasión.
- Reducción de las incidencias: uno de los valores más importantes de los planes deportivos es que son muy precisos. Y es que describen todas las actuaciones que van a realizarse, desde el inicio de un evento hasta su desarrollo. Cuando todo está previsto a ese nivel de detalle, es más difícil que surjan problemas. Una buena gestión de proyectos deportivos también aumenta la seguridad de las actividades, ya que contempla aspectos como las actuaciones que estarán prohibidas o el papel que tendrán los cuerpos de seguridad.
- Control financiero: finalmente, contar con un proyecto ayuda a sus responsables a evitar las pérdidas económicas. Como se especifican todos los costes —equipaciones, publicidad, transporte, hospedaje…—, se conocen de antemano los recursos financieros que habrá que tener para no contraer deudas.
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Cómo gestionar un proyecto deportivo correctamente
La gestión de un proyecto deportivo exige mucha minuciosidad. Hay que tener en cuenta un gran número de aspectos diferentes relativos a las finanzas, al cronograma del evento y al protocolo, así como hacer un plan de marketing deportivo, por lo que es fácil perderse si no se tienen claras las bases para crear una buena guía.
El artículo Importancia de la gestión deportiva como elemento organizador de un proyecto deportivo, publicado en la revista EFDeportes, ejemplifica bastante bien cómo debe ser esta clase de documentos. A continuación, explicamos cómo utilizarlo sobre el terreno para realizar una gestión de proyectos deportivos correcta.
1. Compartir el plan con los implicados
Lo primero que hay que tener claro es que un gestor deportivo es como el director de una orquesta. Debe controlar a nivel global las actividades, pero también compartir esa información con quienes van a ejecutarlas.
Hay que transmitir las indicaciones correspondientes a los profesionales que tendrán que intervenir para poner en marcha el proyecto. Por ejemplo, a los entrenadores o a los responsables de comunicación y, por supuesto, a los jugadores si se diera el caso.
2. Enviar el proyecto a administraciones públicas y patrocinadores
Una buena gestión de proyectos deportivos consigue grandes resultados con el menor gasto. Y un modo de reducirlo es optando a ayudas públicas. El proyecto del evento o de la instalación es una carta de presentación perfecta para lograr subvenciones o incluso para convencer a los patrocinadores de que apuesten por la actividad.
3. Tener siempre a mano la hoja de ruta
Mientras se desarrollan los preparativos, es necesario hacer un seguimiento exhaustivo de las distintas fases. Los gestores deben asegurarse de que se están cumpliendo los plazos y de que todas las áreas van realizando sus tareas para llegar a la meta en tiempo y forma.
4. Revisar todos los puntos antes del evento
En los eventos deportivos se precisan materiales específicos y, muchas veces, recursos médicos o equipos de seguridad. Hay que garantizar que ningún elemento cayera en el olvido para lograr que las actividades se desarrollen correctamente.
5. Evaluar los resultados en función de los objetivos establecidos
La gestión de los proyectos deportivos no termina cuando lo hace el evento. Va mucho más allá y se detiene a analizar los resultados, comprobando si se han alcanzado o no las metas que se querían conseguir.
Estos objetivos difieren mucho unos de otros —acercar el ejercicio físico a los jóvenes, subir de nivel a un equipo, impulsar un determinado deporte entre la población…—. Se fije lo que se fije, se comparará siempre la expectativa con la realidad y se plantearán nuevas propuestas para seguir creciendo.
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