La dirección de reuniones en un centro deportivo

25 enero 2016

9 minutos

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Introducción a la dirección de reuniones deportivas

La dirección de reuniones en un centro deportivo son parte esencial de la comunicación interna de la entidad. Los gestores de cada organización, son los encargados de supervisar el correcto funcionamiento de las mismas. Pero también forman parte esencial de ellas, ya que las reuniones de trabajo se han convertido en la acción estrella en la comunicación de cualquier organización, especialmente si es deportiva. Al fin y al cabo, ¿Quién no ha sido rechazado al realizar una llamada porque nuestro interlocutor se encontraba “reunido”? En los últimos tiempos, las reuniones han adquirido una gran relevancia en la gestión de grupos. Pero también es cierto que no siempre se realizan de la forma correcta, con lo que al final acaban perdiendo su valor. Una reunión es conveniente, por lo tanto, si es eficaz y si se consiguen los fines perseguidos cuando se convocó, aunque eso no siempre ocurre. El éxito o el fracaso de una reunión, así como la correcta gestión de un centro deportivo, dependen en gran parte del director deportivo. Por eso, en este artículo se mostrarán a los futuros gestores deportivos algunos factores de organización clave a la hora de realizar cualquier reunión, así como pequeños detalles que pueden marcar el éxito o el fracaso de una convocatoria.

La preparación de las reuniones deportivas

El primer requisito que todo director deportivo debe tener en cuenta antes de movilizar a toda su plantilla para reunirla, es determinar si esa convocatoria es realmente necesaria. A veces, algunos líderes de equipo convocan reuniones, con todo lo que ello comporta (pérdida de tiempo e improductividad), sin que sean estrictamente indispensables. En muchas ocasiones algunas cuestiones pueden solucionarse de otro modo, mediante un contacto informal entre los jefes de departamento de cada organización o incluso mediante una pequeña reunión improvisada de los implicados. Una vez dicho esto, los pasos a tener en cuenta por todo director deportivo a la hora preparar una reunión son los siguientes:

Definir con claridad los objetivos que persigue la reunión: en un centro deportivo existen muchas cuestiones a debatir. Por eso, las reuniones son el momento perfecto para buscar solución a algún problema y tomar las decisiones oportunas. Por ejemplo, en el caso de un gimnasio, se podrían solucionar ciertos solapamientos de funciones entre los técnicos que componen el equipo. Otros posibles objetivos de una convocatoria de este tipo pueden ser la búsqueda de nuevos procesos dentro del centro, como puede ser un cambio organizativo que mejore el rendimiento de la plantilla. Finalmente, otro objetivo podría ser el de poner en común las opiniones y análisis de los resultados de un nuevo método de trabajo, como puede ser la introducción de nueva maquinaria en el centro que suponga una formación adicional del personal para poder hacerla funcionar.
Trabajar con el menor número posible de participantes: resulta muy improductivo reunir a mucha gente en una misma sala y que muchos de ellos no estén directamente implicados en el objeto de la reunión en el centro deportivo. Es responsabilidad del gestor deportivo saber diferenciar y convocar sólo a las personas estrictamente necesarias para cada situación.
Distribuir con antelación la relación de objetivos a cumplir en la reunión: lo ideal es que una reunión deportiva se convoque con el tiempo de antelación suficiente para que todos los asistentes puedan pensar y prepararse para su intervención. El director deportivo, además, debe hacer llegar toda la información y documentación necesaria a los asistentes para que puedan entrar en materia. Y, por último, deberá realizarse una estimación del tiempo de la reunión. Este último punto facilita la agilidad del proceso y estimula su eficacia, situación que sería totalmente opuesta si no existe hora de finalización máxima.
Elegir de forma adecuada el lugar para reunirse: para que las personas que asisten a una reunión se sientan cómodas y se involucren en el debate, es importante crear un clima adecuado. El lugar de reunión escogido, por lo tanto, debe contar con colores cálidos, asientos cómodos y estar aislado de ruidos que puedan interferir en el desarrollo de la sesión.
Disponer la sala de reuniones: dependiendo del número de asistentes y de lo que el director deportivo pretenda transmitir en la reunión, se pueden utilizar cinco modelos de mesa diferente. La primera es la mesa redonda, ideal para 10 personas y para las reuniones deportivas en las que no se quiera destacar a nadie por encima del resto. La segunda es la cuadrada, perfecta para el mismo número de participantes pero adecuada para reuniones de estudio. La mesa triangular es otra de las opciones. Es conveniente utilizarla con un máximo de 12 o 14 participantes, y es ideal para reuniones de formación y programación de eventos en un centro deportivo. Como cuarta opción aparece la mesa en forma de herradura o en forma de U, que también es perfecta para 12 o 14 participantes y son las más frecuentes. Se usan para todo tipo de reuniones. Finalmente, la mesa en forma de triángulo invertido es aquella que el director deportivo puede utilizar para transmitir una sensación de dominio y control de la reunión. En definitiva, el objetivo principal debe centrarse en permitir a los asistentes verse entre sí, sentirse cómodos y lograr que se cumplan los objetivos. Por norma general, la mesa redonda y la de forma de U son las más adecuadas para crear un clima de distensión.
Planificar el desarrollo de la sesión: en todas las reuniones es importante conocer las características e intereses de las personas que asisten. El director deportivo debe, por lo tanto, realizar un estudio previo de la situación para evitar que se produzcan situaciones improductivas. Una de las situaciones a evitar con el estudio previo, es evitar monólogos o momentos en los que uno de los asistentes repite de forma constante la idea que ha transmitido en un principio. Son situaciones a evitar y que dependen en gran medida de la correcta gestión del grupo que realice el director deportivo. Es bueno marcar al principio de la reunión la hora aproximada de finalización de la misma.

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Actuación durante la dirección de reuniones en un centro deportivo

Después de la previa, es importante que un gestor deportivo sepa también cuál es la mejor forma de actuar al dirigir una reunión. Y es que existen una serie de actuaciones comunes a todas las reuniones que hay que potenciar por su influencia positiva, y otras que hay que erradicar por su influencia negativa.

La puntualidad: es importante comenzar las sesiones en el momento en el que estaba previsto, y terminarlas también a la hora fijada. Un director deportivo no puede permitir comportamientos poco solidarios con otros compañeros, como puede ser llegar tarde a la reunión, ya que es un acto de desconsideración hacia el grupo.
Eliminar posturas negativas: el moderador no debe permitir la formación de pequeños grupos independientes que intercambien opiniones al margen del desarrollo central de la reunión. El gestor deportivo, tampoco debe tolerar comportamientos negativos, como pueden ser las interrupciones de algún asistente que se dedique a pisar las intervenciones de otros.
Estimular la participación: todo gestor deportivo debe procurar que la reunión sea una actividad viva, en la que todos los miembros de la misma expongan sus opiniones. Aunque siempre respetando un tiempo de exposición máximo, para permitir que todos puedan expresar sus ideas con el tiempo adecuado.
Escuchar con atención y expresarse con sinceridad: según algunos estudios, existen dos tipos de personas en las reuniones. Aquellas que tienden a sobrevalorar sus opiniones y, en consecuencia, no escuchan a sus compañeros, por lo que están impacientes por exponer sus propias ideas en cuanto acaben de hablar los demás. A veces, incluso, llegando a interrumpir, dificultando el desarrollo de la sesión. Otros, en cambio, son muy prudentes. Si el moderador, en este caso el director deportivo que dirige la reunión, no impide el predominio de los anteriores se sienten avasalladas. Este hecho les lleva a retraerse y aislarse mentalmente de la reunión. Por eso, es importante que todo gestor deportivo sepa limitar las intervenciones de los asistentes en una reunión para fomentar que todos participen.
Analizar siempre los errores de la reunión al término de la misma: es importante que el director deportivo analice, una vez finalizada la reunión, los errores que se hayan podido cometer durante la sesión. El objetivo de este análisis, que debe hacerse transcurrido el menor tiempo posible tras la finalización de la convocatoria, es evitar errores para que no se repitan en las próximas reuniones.
Dirigir las reuniones deportivas hacia lo realmente importante: es muy habitual que en una convocatoria, llegado un cierto punto, se pierda de vista el objetivo fundamental de la misma. Eso hace que en muchas ocasiones se acaben analizando temas que no tienen nada que ver con lo que en un primer momento se habían planteado. Por eso, es necesario que el gestor deportivo tenga planificado una serie de objetivos que trabajar durante la reunión, ya que estas deben de ser productivas. Al fin y al cabo, cuestan dinero. Si en una reunión de una hora de duración asisten 7 miembros del equipo de un centro deportivo, y cada uno de ellos cobra de media 15€ la hora, el gasto total de esa reunión asciende a un total de 105€. Monetizar el tiempo de las sesiones no es habitual, pero puede ser una forma de hacer entender que también forman parte del tiempo de trabajo, y es necesario ir al grano para cumplir con los fines perseguidos.
Confeccionar un acta de la reunión: esta puede resumir la intervenciones de la personas pero es importante que aparezca fecha, hora de inicio, asistentes, orden del día, intervenciones y conclusiones y también aquellos asuntos que han quedado pendientes…

La tecnología al servicio de las reuniones deportivas

La tecnología ha supuesto una revolución en la forma de comunicarnos. Por supuesto, también lo ha hecho en el ámbito profesional. Por eso, es necesario hacer referencia a las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías a la gestión de un equipo por parte de los directores de centros deportivos. Realizar reuniones a distancia, mediante chats, puede suponer un ahorro importante de tiempo y gastos de desplazamiento. También permite evitar las interrupciones innecesarias de otros participantes y grabar toda la conversación, hecho que puede ser muy útil para su posterior análisis. Otro método a tener en cuenta son las videoconferencias, que presentan las mismas ventajas que el chat pero con el valor añadido de que los participantes pueden tener contacto visual entre sí.

En definitiva, saber liderar una reunión también forma parte de las funciones de un director deportivo y el éxito de estas depende en gran medida de la gestión que éste realice.

Conclusión de la dirección de reuniones en un centro deportivo

Las reuniones son parte indispensable de la comunicación interna de una organización deportiva. Pero ello no significa que puedan hacerse reuniones para tratar todos las cuestiones que aparezcan en la vida diaria de un centro deportivo. Corresponde, por lo tanto, diferenciar sobre la conveniencia o no de una convocatoria al director deportivo de la entidad. Éste deberá saber cuáles son los procedimientos previos a la convocatoria de la reunión y las actuaciones a seguir durante el transcurso de la misma. Será necesario, por lo tanto, evitar actitudes negativas y poco solidarias y analizar los resultados de la sesión siempre después de la finalización de la misma. Corregir los errores para que no se produzcan en el futuro puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la comunicación en una organización deportiva, juntamente con la realización de un máster dirección deportiva.